Betriebskostenabrechnung erstellen
Die Betriebskosten sind kein Grund für Meinungsverschiedenheiten. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung verteilen Sie die Nebenkosten schnell und richtig.
So machen Sie die Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskosten sind kein Grund für Meinungsverschiedenheiten. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung verteilen Sie die Nebenkosten schnell und richtig.
Welche Kosten gehören zu den Betriebskosten?
Betriebskosten sind laufende Kosten für Dienst- und Versorgungsleistungen des Hauses. Geregelt sind die 17 zulässigen Kostenarten in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) von 2004. Auf die Mieter verteilt werden dürfen demnach:
1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
2. Kosten für die Wasserversorgung
3. Kosten für die Entwässerung
4. Heizkosten
5. Kosten für Warmwasser
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Kosten für einen Aufzug
8. Kosten für Müllabfuhr, Straßenreinigung
9. Kosten für Hausreinigung, Ungezieferbekämpfung
10. Kosten für die Gartenpflege
11. Kosten für die Beleuchtung
12. Kosten für die Schornsteinreinigung
13. Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Kosten für den Hausmeister
15. Kosten für Antenne oder Kabelanschluss
16. Kosten für gemeinsam genutzte Waschmaschinen
17. Sonstige Betriebskosten (zum Beispiel für Klimaanlage oder Müllschlucker, Sondereinrichtungen, Sauna, Schwimmbad).
Vorsicht ist geboten bei der Ermittlung der Hausmeisterkosten. Gehören Teilleistungen der Hausmeisterkosten zu anderen Positionen, wie etwa der Wartung der Heizungsanlage, dürfen sie nur dort zugerechnet werden. In den Hausmeisterkosten dürfen sie nicht nochmals enthalten sein.
Welche Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten
Modernisierungsmaßnahmen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten sowie Reparaturen gehören grundsätzlich nicht in die Betriebskostenabrechnung. Sind diese Kosten im Rahmen der Hausmeisterkosten angefallen, dürfen Sie trotzdem nicht in die Betriebskosten eingehen, sondern müssen gesondert ausgewiesen werden.
Steigern diese Ausgaben den Wert der Immobilie, kann die Miete anteilig erhöht werden.
Kosten für den Steuerberater, für die Hausverwaltung oder Hausaufsicht sind allein vom Eigentümer zu tragen. Diese Ausgaben dürfen nicht mit den Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden oder zu Mieterhöhungen führen.
Betriebskosten im Mietvertrag regeln
Sollen Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden, muss der Mietvertrag eine entsprechende Vereinbarung enthalten. Fehlt diese, muss der Vermieter die Kosten selbst tragen.
Wird eine Kostenumlage auf die Mieter vereinbart, können alle 16 Kostenarten der BetrKV auf die Mietparteien verteilt werden. Sofern „Sonstige Betriebskosten“ der Kostenart unter Punkt 17 anfallen, sind diese im Mietvertrag einzeln aufzuführen.
Betriebskosten – wer zahlt wie viel?
Für jede der 17 Kostenarten kann im Mietvertrag ein gesonderter Verteilungsschlüssel vereinbart werden. Der gesondert vereinbarte Umlageschlüssel kann beispielsweise die Anzahl der Personen im Haushalt oder die Miteigentumsanteile einer Eigentumswohnung bei der Verteilung berücksichtigen. Im Mietvertrag ist immer beides zu vermerken: die betroffene Kostenart sowie ihr gültiger Verteilungsschlüssel.
Fehlt ein besonders vereinbarter Umlageschlüssel, ist die gesetzliche Regelung anzuwenden:
– Heizungs- und Warmwasserkosten werden nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter verteilt,
– übrige Nebenkosten werden nach Wohnfläche umgelegt.
Berücksichtigung von Vorauszahlungen
Soll der Mieter monatliche Vorauszahlungen für die geschätzten Nebenkosten leisten, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Diese Vereinbarung verpflichtet den Vermieter, die Betriebskostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen.
Liegt die Abrechnung des Vermieters zu diesem Datum nicht vor, muss der Mieter keine Nachzahlung leisten. Überzahlte Beträge sind ihm jedoch zurückzuerstatten. Zur Kalkulation von neuen Vorauszahlungen können die tatsächlichen Verbrauchskosten der letzten Abrechnungsperiode um 10 Prozent erhöht werden. Kann die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig vorgelegt werden, lassen sich so finanzielle Ausfälle verringern.
Richtige Form der Betriebskostenabrechnung
Laut Gesetz hat der Vermieter dem Mieter die umgelegten Nebenkosten persönlich und schriftlich vorzulegen. Die Möglichkeit einer Einsichtnahme bei der Hausverwaltung genügt nicht. Ausreichend ist jedoch das Versenden per E-Mail, Postzustellung oder Fax.